“Muhasebe programı nedir?” sorusu artık birçok kişi için bilinmeyen olmaktan çıkmış olsa da kısaca işletmelerin finansal süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlayan çözümler şeklinde yanıt verilebilir. Finansal süreçlerin kayıt altına alınmasını, tüm işlemlerin takip edilebilir olmasını ve analiz edilerek raporlanabilmesini sağladığını söylemek ise “Muhasebe programı ne işe yarar?” diye düşünenler için açıklayıcı bir yanıt olacaktır.
Muhasebe programları, iş dünyası için yeni bir teknoloji olmasa da modern muhasebe yazılımları ve dijital uygulamalar, yıllardır aktif bir şekilde muhasebe programı kullananların bile kafasında soru işaretleri oluşmasına neden olabilir. Muhasebe programlarının ne işe yaradığı kadar hangi özelliklere sahip olduğu da bir diğer önemli konudur. İşletmeler kendi ihtiyaçları ile özellikleri en uyuşan seçeneği tercih ederek muhasebe programlarından aradıkları verimi elde edebilir. “Muhasebe programı seçerken nelere dikkat edilmelidir?” sorusuna yanıt bulalım.
Kullanıcı Deneyimi ve Kolay Kullanılabilirlik
Muhasebe programı seçerken dikkat edilmesi gereken noktaların başında, programın sunduğu kullanıcı deneyimi gelir. Yazılımın kullanıcı dostu bir arayüz ile kolay kullanılabilir olması, hem çalışanların hızla adapte olmasına hem de süreçlerin çok daha verimli gerçekleştirilmesini sağlar. Kullanıcı deneyiminin ön planda tutulmasının yanı sıra özelleştirmeye açık bir arayüz yapısı sunması da aranması gereken bir diğer özelliktir. Böylece arayüz işletmenin ve çalışanların ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir.
Dijitalleşme ile birlikte gelen dönüşüm sürecinde iş yazılımlarının büyük bir çoğunluğu bulut tabanlı çözümler haline geldi. Çalışanların internet bağlantısının olduğu her yerden erişim sağlayabildiği bulut çözümleri birçok ek avantajı da beraberinde getirir. Muhasebe programının bulut tabanlı olması ise işletmeler için esneklik anlamına gelir. Sadece finans departmanları değil aynı zamanda sahada çalışan personel de ihtiyaç anında bulut tabanlı muhasebe programı ile fatura düzenleyerek süreçlerin hızlanmasını sağlayabilir.
Entegrasyon ve Uyumluluk Yetenekleri
Seçilen muhasebe programının diğer iş yazılımları ve gerek duyulan sistemlerle uyumlu çalışması en önemli değerlendirme kriterlerindendir. Tercih edilen muhasebe yazılımı, şirket bünyesinde kullanılan diğer yazılım çözümleriyle entegre bir şekilde çalışabilmelidir. Bu sayede iş süreçleri birbirine entegre edilerek verimlilik artışı elde edilebilir. Diğer taraftan muhasebe yazılımının e-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi yeni nesil uygulamalarla uyumlu bir şekilde çalışabilmesi de son derece önemlidir.
Güvenlik ve Veri Yedekleme Seçenekleri
Finansal verilerin, işletmenizin sahip olduğu en önemli dijital varlıklar arasında yer alır. Hassas verilerin güvenliğini tehdit eden risklere karşı etkili korumaya sahip olmak işletmeniz için hayati öneme sahiptir. Verilerin yetkisiz erişime karşı korunması, şifrelenerek saklanması gibi güvenlik sağlayan teknik adımların yanı sıra veri yedekleme sistemi de önemli bir değerlendirme kriteridir. Veri kaybının önlenmesi adına muhasebe programının sunduğu yedekleme sistemi mutlaka incelenmelidir.
Yasal Uyumluluk ve Güncelleme Desteği
Muhasebe programlarının özellikle faturalandırma sürecine yönelik yasal uyumluluğa sahip olması gerekir. Muhasebe programı, uygulanan vergi oranları, e-fatura ya da e-arşiv gibi belgelerin belirlenen şartlara uygun olarak hazırlanması, hassas kişisel verilerin saklanmasında KVKK uyumluluğunun korunması gibi pek çok açıdan mevzuata uygun olarak çalışmalıdır. Aynı zamanda değişen mevzuatlara göre en kısa sürede güncelleme garantisi veren seçenekleri tercih listesinde üst sıraya taşıyabilirsiniz.
İşletmeniz için doğru muhasebe programını seçerken karar sürecinde en etkili olan kriterlerden biri de maliyet ve fiyatlandırma politikalarıdır. Birçok yeni nesil muhasebe yazılımı abonelik modeliyle çalışır. Müşterilerine aylık veya yıllık ödeme seçeneği sunan bu yazılımlar aynı zamanda e-fatura ve diğer dijital GİB hizmetlerinin kullanımı için kontör modeline sahiptir. GİB sistemine gönderilen her mali belge için belirli bir kontör harcanır. Muhasebe programı seçerken tüm bu maliyetleri göz önünde bulundurarak karar almalısınız.
Referanslar ve Müşteri Desteği
Muhasebe yazılımlarının özellikleri kadar önemli olan bir başka konu ise kim tarafından sağlandıklarıdır. Tercih aşamasında seçeneklerinizi mutlaka bu açıdan da değerlendirmelisiniz. Muhasebe yazılımını geliştiren tarafın bu alandaki yetkinliği, tecrübesi ve özellikle diğer kullanıcılardan aldığı referanslar oldukça önemlidir. Aynı zamanda ihtiyaç duyabileceğiniz her an müşteri desteğinden faydalanabileceğinizi doğrulamalısınız. Nihai kararınızı vermeden önce deneme sürelerinden yararlanmak iyi bir tercih olabilir. Böylelikle muhasebe programını daha yakından değerlendirme imkanı elde edebilirsiniz.
1987 yılından bu yana şirketlere finansal çözümler sunan Orka Bilgisayar, sahip olduğu tecrübe ve birikimini modern teknolojiler ile bir araya getirerek güvenilir çözüm ortağınız olmaya devam ediyor. Modüler yapısı ve gelişmiş entegrasyon desteği ile Orka Muhasebe Yazılımı ile ihtiyaçlarınıza yönelik en iyi çözümlere ulaşabilirsiniz.